Если вы читали мою прошлую статью «Умение планировать», то знаете, какие преимущества даёт нам планирование и насколько оно облегчает нашу жизнь.

 

Я подготовил 10 советов для успешного планирования рабочего времени:

 

1. Выбирайте планировщик, соответствующий вашим задачам

Пора поговорить об инструментах, которые сделают планирование удобным и эффективным.

Все инструменты планирования упомянуть невозможно, потому что их тысячи: начиная от простого бумажного блокнота и заканчивая навороченными планировщиками. Кроме того, разные типы планировщиков нужно использовать в соответствии с делами, для которых они предназначены.

Если вам нужно распланировать несколько дел на неделю, то вряд ли вам понадобится супер-программа для планирования, вы вполне можете обойтись обычным блокнотом или простым приложением для телефона.

Спортсменам могут быть полезны специальные приложения, которые не только позволят вести график тренировок, но и высчитывать определённые показатели на основе ваших спортивных результатов. Работникам, которые встречаются с клиентами, подойдут как бизнес-планировщики, так и программы по типу Microsoft Outlook или iCal, где можно планировать встречи в календаре.

Прежде, чем искать инструмент для планирования, подумайте, для каких дел он вам нужен. Очень просто определить это по своему роду занятий: будь вы школьник или студент, менеджер по продажам или генеральный директор, волонтёр благотворительного фонда, домохозяйка — под каждый род деятельности можно найти подходящий инструмент планирования.

Почему важно выбрать планировщик по своему роду занятий? Если для маленьких задач вы выберете мощную машину планирования, вы будете окружены и запутаны множеством функций, которые вам никогда не пригодятся. То же самое в обратной ситуации.

Важно выбрать подходящий инструмент планирования, ведь от этого зависит ваше желание планировать.

Мой выбор — программа iCal. Она полностью подходит под мои задачи — я могу планировать рабочий процесс по часам, дням, неделям, месяцам и давать доступ к просмотру моего календаря с другого компьютера коллеге или руководителю отдела разработки, благодаря чему нужные люди всегда будут в курсе, чем я занят в данный момент и будут знать, стоит меня сейчас отвлекать на другие задачи или нет.

 

2. Ставьте разумные сроки на выполнение дел

Допустим, вы определились с инструментом планирования или уже пользуетесь им, тогда вам может пригодиться этот совет.

Как я говорил в статье «Умение планировать», планировщик — это просто инструмент, который бесполезен, если неправильно им пользоваться. Поэтому, планируя на то или иное дело час, два, три, день или неделю, вы должны отдавать себе отчёт в том, что у каждого дела рано или поздно появляется дедлайн. Дедлайн — это та конечная точка в процессе дела, когда вы должны прийти к 100%-му результату. Соответственно, не нужно переоценивать свои возможности и ставить слишком короткие сроки на выполнение дел, ведь у человеческого организма есть ресурсы, которые не бесконечны.

Возможно, будет сложно прогнозировать сроки на выполнение дел, если вы новичок в планировании, но не нужно отчаиваться, ведь это обязательно придёт с опытом. Постоянно тренируйте этот навык.

 

3. Относитесь к дедлайну серьёзно

Многие боятся дедлайна как огня. Да, дедлайн — это время платить по счетам, так сказать. Момент, когда должен быть результат, и если его нет, то вы наверняка кого-то подвели. Хорошо, если только себя, но в компании от вашего провала в дедлайне могут пострадать коллеги, а это уже гораздо хуже.

Так вот, перестать бояться дедлайна и начать жить можно научившись прогнозировать сроки исполнения дел. Кроме того, относитесь к дедлайну серьёзно. Например, планируя свои личные дела, введите для себя наказания, если не укладываетесь в отведённый промежуток времени. Планируя рабочие дела, наказания можно не вводить, т.к. для вас их введёт ваше руководство или же определённые потери, которые потерпите вы или ваша компания.

При правильном подходе к планированию дедлайн не будет страшен для вас.

 

4. Учитывайте непредвиденные обстоятельства

Планируя неделю, учитывайте время на непредвиденные обстоятельства, которые могут возникнуть, будучи вне вашего влияния. Когда планируешь неделю, хочется видеть идеальный график с чётко распланированными по часам днями, но следует понимать, что на деле так может не быть.

Непредвиденные обстоятельства как правило непредсказуемы и совершенно разнообразны: заболел коллега и нужно его подменить; позвонили родители и попросили срочно им помочь; в ваш город приехал друг, с которым вы не виделись пару лет; вы ехали на встречу и у вас сломалась машина. Может случится всё, что угодно, и если вы не предусмотрите такие возможные шаги в сторону, то весь ваш график может полететь к чертям. Вам придётся кардинально менять план.

К примеру, у меня не так давно был один из таких случаев — накануне вечером я подробно распланировал свой рабочий день, а утром оказалось, что моё колесо пробито. На то, чтобы поставить запаску, съездить в шиномонтаж и починить пробитое колесо, ушла почти половина дня, но на мне это сказалось не так сильно, потому что в один из дней недели в моих делах было «окно», в другой день недели я на одно из дел запланировал побольше времени (с запасом). Значит, у меня были небольшие резервы времени, которые я мог бы списать на проблему с машиной.

Конечно, нельзя предугадать, когда у вас случится что-то неожиданное, и объясняя суть этого совета, я имел в виду почти безобидные обстоятельства, которые могут выбить вас из графика.

 

5. Планируйте заранее

День следует планировать накануне вечером, а не утром того же дня. Неделю желательно планировать накануне в воскресенье, а не в утро понедельника. Понедельник довольно-таки стрессовый день для многих. Решив планировать неделю в этот день, вы рискуете сделать много ошибок.

 

6. Правильно расставляйте приоритеты

Очень важный аспект — правильно расставлять приоритеты.

Бывали у меня в работе случаи, когда, планируя неделю, я отводил больше времени на несрочные дела, которые могли подождать ещё неделю, а на задачи, сроки по которым уже горели, оставлял гораздо меньше времени. Честно, не знаю, чем я руководствовался, когда так сделал, но это стало моей большой ошибкой. Мало того, что я занимался не тем, чем следовало, так ещё и провалил сроки по важным проектам. В итоге моя ошибка затронула не только меня.

Причиной неверной расстановки приоритетов может стать не только ошибочная оценка времени исполнения задачи, но и личные предпочтения — сейчас хочу заниматься этим делом, а вон тем делом займусь потом, потому что оно большое и сложное.

В случае, когда сроки не горят и вы вольны делать любую задачу, какую захотите, вы всё равно можете расставить приоритеты, и сделать это можно, например, по принципу купюр. Что это значит? Представьте, что с неба на вас падают купюры разного достоинства: 100, 5000, 1000, 500, 50. Какую купюру вы постараетесь схватить первым делом? Я уверен, что это будет купюра достоинством 5000. Так же поступайте в рабочий штиль — первым делом беритесь за более денежную задачу.

 

7. Ешьте лягушку утром

Как говорит одна старая притча: «Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день».

Действительно, поедание лягушки с утра на весь день освобождает вас от этой необходимости, и вы можете спокойно заниматься в удовольствие своими делами.

Если вам нужно заняться сложным и неинтересным проектом, займитесь им с утра. Если вам нужно сделать неприятные звонки неприятным людям, позвоните в первой половине дня и решите вопросы, тогда во второй половине дня вы уже не будете думать об этих звонках.

Такой метод расстановки приоритетов и планирования может оказаться очень эффективным в ваше ситуации.

 

8. Оставляйте время для отдыха

Плотная сетка дел в графике — это наш идеал, но не наша реальность. Как я уже говорил, у человеческого организма есть ресурсы, которые, к сожалению, порой заканчиваются. Чтобы всегда быть на плаву и быть эффективным, нужно позволять себе отдыхать.

Как это сложно, я понял по своему опыту. Переключившись в режим трудоголизма, начинаешь корить себя за минуту, проведённую без дела. Но итог такого режима всегда один — упадок сил, потеря интереса и мотивации, снижение эффективности. Стоит всегда помнить об этом и заставлять себя отдыхать, ведь планирование ради планирования — не то, что нам нужно. Помните — мы планируем своё время для того, чтобы быть эффективным людьми.

Также учитывайте, что вы скорее всего не сможете резко переключиться от одного дела к другому, поэтому планируйте 10-15 минут на перерыв после завершённой задачи.

 

9. Делегируйте

Когда накапливается много дел, самое время подумать о делегировании. Не пытайтесь охватить всё и не стремитесь всё делать самостоятельно. Даже фрилансеры-одиночки могут часть работы делегировать другому фрилансеру, не говоря о коллективе, где все друг друга знают, и делегировать дела значительно проще.

Пренебрежение делегированием часто приводит к тому, что человек в переносном смысле зарывается в собственных делах и уже в прямом смысле не видит белого света — приходится работать по ночам, чтобы всё сделать.

 

10. Записывайте итоги дня

И ещё один из важных аспектов успешного планирования — это подведение итогов дня.

Попробуйте ежедневно перед сном записывать итоги прожитого дня: что вы сделали, что не сделали, какие мысли и идеи приходили вам в течение дня. Попробуйте делать без перерыва хотя бы неделю.

Это не так просто, как кажется на первый взгляд.

Я практикую это занятие больше полугода. Первые 100 дней было сложно. Я вёл такие отчёты нерегулярно, часто забывал записать итог дня перед сном. Затем после пары месяцев перерыва я снова начал вести ежедневные отчёты. Сегодня, на момент написания статьи, идёт 85-й день моих непрерывных итогов дня, и вот что мне это дало:

  • я стал дисциплинированнее;
  • мне стало проще вспомнить, что я делал три дня назад;
  • я не упускаю идеи, которые приходят ко мне в течение дня;
  • я анализирую свою жизнь и могу её корректировать;
  • я учусь сознательно вырабатывать привычку;
  • мне стало проще планировать время на выполнение дел.

Помните, как в детстве мы или наши друзья вели личные дневники? Эх, если бы я с детства вёл личный дневник, то сейчас бы достиг совершенства в анализе прожитых дней.

 

Итак, подведём итог 10 советов успешного планирования рабочего времени:

  1. Выбирайте планировщик по роду деятельности.
  2. Ставьте разумные сроки на выполнение дел.
  3. Относитесь к дедлайну серьёзно.
  4. Учитывайте непредвиденные обстоятельства.
  5. Планируйте заранее.
  6. Правильно расставляйте приоритеты.
  7. Ешьте лягушку утром.
  8. Оставляйте время для отдыха.
  9. Делегируйте.
  10. Записывайте итоги дня.

Я буду рад увидеть в комментариях ваши советы и методы планирования. Мои 10 советов успешного планирования рабочего времени — это плод личного опыта, который теперь отлично работает на меня, на мою эффективность.

Напоследок интересное видео о пользе и недостатках школьного и самостоятельного образования от Радислава Гандопаса: